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Writer's pictureAnna Lau

冠狀病毒病推動科技革新 - 遠程辦公

僱主應當審慎考慮的法律∕合約問題

「意見調查:你認為誰是你公司實現數碼變革的推動者?

a) 行政總裁

b) 總科技主任

c) 2019冠狀病毒病

大多數的答案:c) 2019冠狀病毒病」


引言

遠程辦公不是新的工作模式。就科技領域而言,自從互聯網面世以來,遠程工作一直隨處可見。儘管已建立近半世紀,但是對於傳統的專門行業(例如法律、會計、金融),遠程辦公始終是新概念。


2019冠狀病毒病爆發後,一切都變了樣,連帶遠程辦公也成為必要的工作模式。


催化改變的因素 – 採用遠程辦公政策的主要好處

除了衞生理由之外,現在有實在的理由解釋得到為甚麼應該認真考慮遠程辦公。以下是建立遠程辦公文化的三大好處:


1. 節省租金∕營運成本:設址於重要金融中心的公司,辦公室租金是最大開支之一,但是專業人員的工作,大多是連接互聯網在電腦完成。因此,辦公室地方不過是瑰麗豪華的書房而已。只有在舉行客戶會議時才真正需要用上辦公室地方,不過現在已有人質疑是否有必要舉行這類實體會議。機構搬離後勤辦公室,很可能大大提高其價值鏈的效率。


2. 走入國際人才庫:機構最高昂的成本之一,是海外人才遷居的費用。招聘外國人才,可能得花費高昂成本使人才融入新環境。機構推行遠程辦公文化,獲招聘的海外人才就不用舉家離鄉別井了。


3. 減省僱員開支:需要實體工作空間,意味公司多一項成本。往返工作地得耗用時間和金錢(尤其是機構所在城市是出名交通擠塞的)。低效率轉化為時間和金錢上的損失,失去了就是失去了,僱員永遠不會失而復得。遠程辦公減少出門,有助消除這一類低效率,每名僱員亦因此能夠為拯救地球環境盡上一分力!


推行遠程辦公革新工作模式之時,務要留意幾個僱傭∕法律問題

機構準備投身數碼化運動的同時,應當留意幾個僱傭問題和法律問題。這些問題包括以下五個:


1. 數據安全和保密:應當肯定公司已備妥合用的技術,確保機密資料完整。準備把價值鏈某些部分搬到偏遠地方的公司,應當確保僱員合約寫上合用的保密條款、僱員接受足夠的資訊技術安全訓練,以及遠程設置是由資訊技術部門負責妥為保養和監控。


2. 私隱:反過來說,應當同時向那些將會遠程辦公的僱員簡述他們的私隱權(以及公司的監控權)。舉例說,僱員應當留意,機構為要確保工作有效率(及對僱員行為進行妥善的內部控制),會監視或檢查他們的進度,不會因為他們在家工作就不能夠這樣做。公司應當已經擬定、實施並維持必要的私隱政策


3. 時薪工人:不是所有工人都是支取固定薪金的。在過去的年代裏,記錄返工時間的方法很簡單,僱員打卡就可以了,即使不是所有時間都用來工作。公司應當具備必要的工具,用文件證明並記錄僱員產生的計薪時數。實行計薪時間記錄系統附帶一個好處,就是提高生產效率和報酬的準確度。這方面有一件事同樣重要,就是了解怎樣在合約加入這類證明文件,盡量減低將來發生勞資糾紛的風險。


4. 僱主的法律責任:走向虛擬的公司極度關注僱主的法律責任。這包括眾多的問題,例如僱員於工作時間在家滑倒,責任問題當如何解決。公司應當研究制定一項政策(以及投購保險),具體指明適用於家居辦公室的涵蓋範圍,在僱員受傷∕被侵權時提供的保障。


5. 管限法律的條款:這可以是機構最感有趣的部分。公司應當注意它們的合約是怎樣被管限,糾紛會怎樣得到處理。


遠程辦公可以給機構帶來大量機會,僱主亦應留意每個司法管轄區有其獨特的勞工法例。


話雖如此,管限法律和解決糾紛的條款預早訂明處理糾紛的方法(如果發生糾紛的話),有助事情大大緩和。機構只要採取必要的盡職審查,就可以得到大量機會,而大量的機會不會變成大量的法律責任。


結論

公司應當確定其法律∕內部控制∕合規系統亦保持統一,與時俱進。因此務要記住以下三點:

  1. 更新僱傭合約,配合新的工作環境;

  2. 更新機構的僱員訓練手冊;及

  3. 更新機構的資訊科技系統,融入新世界!


This article is co-authored by Joshua Chu from ONC Lawyers

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